Ordens de serviço
A OS é o pedido do cliente do momento em que ele fecha até o momento em que leva o óculos. Ela nasce no Balcão e vive em duas telas:
- Ordens de Serviço — a lista, para procurar uma
- Kanban de Produção — o quadro, para ver todas de uma vez
O caminho de uma OS
O Kanban tem seis colunas, e elas são as etapas na ordem em que acontecem:
| Etapa | O que significa |
|---|---|
| Orçamento | O cliente ainda está decidindo. Não virou pedido |
| Aguardando envio | Fechado, mas ainda não foi para o laboratório |
| Enviado ao laboratório | Saiu da loja |
| Em produção | O laboratório está montando |
| Pronto para retirada | Voltou e está esperando o cliente |
| Entregue | Acabou |
Você move a OS arrastando no quadro ou pela própria OS.
⚠️ O estoque acompanha as etapas, não a abertura. A armação baixa quando a OS é enviada ao laboratório — é quando ela deixa a loja de verdade. O resto baixa na entrega. Enquanto a OS está em produção, a armação ainda conta como saldo, porque ela ainda é sua.
Encontrar uma OS
A lista tem busca pelo número da OS e filtro por situação. A tabela mostra OS, Situação, Laboratório, Prometida, Total e Saldo.
Há também o filtro Só atrasadas — as que passaram da data prometida e não foram entregues. É a lista que vale abrir toda manhã.
A data prometida
É a data que você deu ao cliente, e é dela que sai o atraso.
O sistema sugere uma com base no prazo configurado, mas quem decide é você. Se o laboratório avisou que vai demorar mais, mude a data na OS — assim o Dashboard para de acusar atraso e, mais importante, o número de "OS atrasadas" volta a significar alguma coisa.
Uma lista de atrasos cheia de atrasos que você já sabe é uma lista que ninguém olha.
Receita e OS
A OS pode ser aberta sem receita, com Definir depois. Serve para segurar o pedido e o pagamento enquanto o cliente não trouxe o papel.
Mas ela não deve ir ao laboratório sem o grau — o laboratório não tem o que montar. Lance a receita antes de mover para "Enviado ao laboratório".
A conferência na volta do laboratório
Quando o par volta, o cartão Conferência do par compara o que o lensômetro mediu contra a receita. Clique em Conferir o par e informe, por olho: Esférico, Cilíndrico, Eixo, Adição, DNP e Altura.
A tela mostra três colunas — Campo, Receita, Medido — e marca o que divergiu.
Depois, dois botões:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Aprovar | libera o par para o cliente |
| Reprovar | manda de volta ao laboratório. Exige a Observação |
⚠️ A tela não decide, ela mostra. Um cilíndrico três centésimos fora com eixo perfeito passa, e quem tem o par na mão sabe disso melhor que qualquer regra. Por isso são dois botões e não um "salvar": aprovar e reprovar levam a lugares diferentes, e nenhum dos dois deve estar a um clique de distância por descuido.
Conferir antes de ligar para o cliente é o que evita a viagem perdida — e a conversa em que ele descobre o erro depois de já ter pagado.
Garantia
O cartão Garantia da OS aciona a garantia daquele óculos.
Os prazos são seus, e ficam em Produção → Garantias: cada uma com Nome, Tipo, Prazo em dias, Cobre (Armação, Lente, Tratamento ou O par inteiro) e O que dizer ao cliente.
Os tipos são cinco — Adaptação, Defeito de fabricação, Tratamento da lente, Mudança de grau e Outros.
Ao acionar, informe O que o cliente relatou. Ao fechar, O que foi feito e Custou à ótica.
⚠️ O custo da garantia não é enfeite. É o número que, no fim do ano, diz se aquele laboratório barato era barato mesmo.
Fora do prazo, a tela avisa Fora do prazo em vez de esconder o botão — quem decide abrir exceção para um cliente antigo é você, não o sistema.
Orçamento não é OS
Produção → Orçamentos é a lista à parte de quem ainda está decidindo. O orçamento tem Orçamento válido até, e é o que você entrega para a pessoa pensar em casa.
⚠️ Orçamento não gera crediário, não fatura convênio e não baixa estoque. Nada aconteceu ainda — cobrar por ele seria cobrar uma compra que não existiu.
Dinheiro na OS
Cada OS tem Total e Saldo:
- O Total é a soma dos itens. Não existe campo de total editável à parte — duas fontes para o mesmo número é como o balcão acaba cobrando errado com o cliente na frente.
- O Saldo é o que falta receber. Ele aparece em Financeiro como conta a receber.
Recebimentos parciais entram pela própria OS ou por Financeiro. Cada um vira uma linha no histórico — o "quanto já entrou" é somado dela, e não digitado.
Perguntas que aparecem sempre
O cliente desistiu depois de a OS ir ao laboratório. Cancele a OS. O que já foi pago continua registrado, e o acerto com o cliente é decisão sua — o sistema não apaga dinheiro que entrou.
Movi para a coluna errada. Mova de volta. As mudanças ficam no histórico da OS, o que é bom: é assim que se explica depois por que uma OS ficou parada três dias.
O laboratório mandou o grau errado. Reprove na conferência, com a observação. Fica registrado — e é esse registro que sustenta a conversa com o laboratório no mês seguinte.
O óculos chegou mas o cliente não vem buscar. Ela sai de "Óculos pronto" e entra em "Retirada pendente" no Pós-venda depois de 3 dias parada. É a fila de quem precisa de um telefonema.